Bon nombre d’entreprises envoient leurs employés en déplacements professionnels ou faire des achats de produits ou de services. Elles doivent nécessairement rembourser les frais engagés (déplacements, repas, hôtel…) dans ces missions. On appelle « note de frais » le document réalisé par un salarié pour justifier ces différentes dépenses. Gérer ces dernières pour les besoins de l’activité de la société revient au secteur des ressources humaines, qui finit tous les mois avec une tonne de demandes de remboursement. D’où l’importance de l’utilisation d’un logiciel de note de frais.
Qu’est-ce qu’un logiciel de note de frais ?
Les services des ressources humaines doivent traiter méticuleusement chaque mois les dépenses professionnelles. La tâche n’est pas facile comme on le pense. Pour la réaliser dans les meilleures conditions, l’employeur peut faire appel de nos jours à des outils numériques, permettant de gérer de manière automatisée ces documents. Parmi ceux-ci, le logiciel de gestion de note de frais sert à saisir les notes de frais des dépenses moyennant des justificatifs comptables de chaque employé.
Tous les collaborateurs effectuent donc leur demande de remboursement par l’intermédiaire de l’application mobile. Ils y envoient également les factures, les tickets de caisse et autres pièces directement au RH.
Grâce à la modernisation des processus, la dématérialisation de certaines démarches apporte une valeur sûre au sein d’une entreprise. Ce programme informatique est indispensable pour centraliser tous les traitements et optimiser leur gestion. Comme toutes les solutions digitales, il permet de réduire, voire éliminer l’usage du papier. Contrairement à la gestion manuelle, le déroulement de chaque étape sera plus simple et sécurisée.
Les principes de fonctionnement du programme
Le logiciel de gestion des frais professionnels fait partie des outils incontournables en entreprise, quelle que soit sa taille. Le règlement des montants ne pose pas de problème aux employeurs. C’est le traitement comptable qui semble le plus souvent compliqué. Il est de rigueur d’utiliser un programme informatique permettant d’automatiser les écritures des comptes.
Tous les logiciels de notes de frais ne présentent pas souvent les mêmes fonctionnalités. Il existe toutefois quelques propriétés communes. Le programme informatique est accessible via un ordinateur ou un support mobile. Il permet au salarié de saisir depuis son espace personnel les données relatives aux notes de frais en prenant tout simplement en photo les justificatifs.
Une fois que les informations sont enregistrées, les dirigeants peuvent procéder à l’analyse et à la validation. La transmission de celles-ci au service comptable est automatisée.
Les atouts majeurs d’un logiciel de gestion de note de frais
Le règlement des dépenses professionnelles est une démarche inévitable pour l’employeur. Le faire manuellement peut prendre du temps et induire à l’erreur. L’usage du logiciel dédié a pour principal intérêt de gagner du temps grâce à l’automatisation de tout le processus. Les informations arrivent en temps réel auprès du responsable. Les comptables sont épargnés des tâches fastidieuses avec la gestion manuelle et libérés de la vérification de la TVA. L’application suffit pour visualiser les demandes. Son interface intuitive permet à tous les acteurs concernés de réaliser tout le processus facilement, ce qui optimise à l’issue les délais de remboursement des frais professionnels.