Les notes de frais font partie de dépenses inévitables pour une entreprise. Elles sont souvent nécessaires pour le travail des employés qui font souvent face à des dépenses inattendues. Ces dépenses, qui permettent aux employés d’accomplir leur travail dans les meilleures conditions possibles, peuvent pourtant être une source sérieuse de discorde.
La bonne gestion des notes de frais pour assurer la pérennité d’une entreprise
Lorsque l’on pense aux notes de frais, on pense fréquemment aux typiques repas d’affaires. Ces derniers sont en effet populaires, notamment dans les séries télé. Toutefois, une note de frais peut être bien plus banale, comme la location d’une chambre à l’hôtel ou l’usage de transports en commun. Quelle que soit la nature de la note de frais, il est important de définir une politique de dépense. En plus de cette dernière, l’utilisation d’un logiciel de notes de frais peut-être crucial pour le bon fonctionnement de votre compatibilité.
En effet, c’est bien votre comptable qui va s’occuper des notes de frais. Il va en étudier la légitimité, le montant, mais aussi le justificatif qui doit les accompagner. Tout cela représente un travail supplémentaire qu’il est bien plus facile de gérer si un logiciel adéquat est employé. Ce dernier fait bien plus que de faciliter le travail de votre expert-comptable, il vous fait gagner un temps précieux tout en évitant de potentiels conflits.
Le bon contrôle des notes de frais
Les notes de frais doivent être contrôlées. Ceci est nécessaire pour deux raisons :
- Pour s’assurer de la légitimité professionnelle de la note de frais
- Pour s’assurer qu’elle ne dépasse pas le plafond prévu
Néanmoins, ce même contrôle s’avère toujours plus complexe lorsque les documents s’accumulent par mail : factures, dates, nom, carte d’identité, justificatif, le tout dans un seul dossier ou dans plusieurs, mélangé à d’autres mails plus ou moins importants. Très vite, la vérification du bien-fondé de la demande se transforme en un jeu de pistes. C’est à ce moment précis que les conflits internes ont le plus de chance d’arriver.
Les disputes au sein de l’entreprise
S’il y a bien une chose qui a été établie avec soin ces dernières années concernant le bon fonctionnement d’une entreprise, c’est que sa dynamique et son ambiance influent directement sur les performances de ses employés. Or, ces derniers se sentiront particulièrement méprisés si jamais leur note de frais légitime est tout simplement oubliée. La faute à un système imparfait et à une confusion généralisée. De même, si des notes de frais sont acceptées alors qu’elles sont injustifiées, l’employé pourrait abuser de ce système, rompant alors la confiance entre l’entreprise et ses salariés.
Les notes de frais ont parfois l’image d’un à -côté en termes de dépenses, quelque chose de secondaire. Pourtant, elles ont une influence tout à fait sérieuse sur le moral de l’entreprise et ne doivent donc pas être négligées.
Automatiser les méthodes de remboursement
Grâce à un logiciel dédié à la gestion des notes de frais, et bien entendu configuré pour correspondre aux besoins de votre entreprise, ces dernières peuvent être traitées automatiquement. Cela a plusieurs conséquences :
- Un remboursement rapide qui rassurera votre employé et dissipera tous ses doutes
- Un moyen efficace de classer les informations et d’éviter les envois répétés de mail ou les relances
- Un travail facilité pour votre comptabilité, lui offrant un gain de temps précieux et une meilleure efficacité
Cette gestion facilitée des notes de frais permet aussi de rester dans le cadre légal de la loi. En effet, les règles imposées par l’URSSAF ne sont pas à transgresser sous peine de recevoir des pénalités. Un logiciel de gestion de notes de frais peut prendre cela en compte et éviter bien des désagréments à une entreprise.
Les notes de frais, comme n’importe quelle autre dépense, demandent une gestion précise de la part de l’entreprise, mais aussi de la part de la comptabilité. Afin de s’assurer que cette gestion soit efficace, l’idéal reste de se tourner vers des logiciels justement dédiés aux notes de frais. N’oubliez pas que ces logiciels sont configurables, vous pourrez donc l’adapter à vos critères, mais aussi aux différents employés. Comme tout outil, un logiciel n’est efficace que si l’on sait s’en servir, n’hésitez pas à vous tourner vers votre comptable pour lui demander conseil ou son retour. Après tout, il sera sans doute l’un des mieux placés pour s’exprimer à ce sujet.